ARq-blemos !: ORGANIZATE : TEN LAS COSAS HECHAS

RECOPILA : La recopilación permite almacenar en un lugar confiable todas aquellas cosas que van surgiendo a cada momento, liberando a la memoria y continuando con lo que estábamos haciendo.

Si puede necesitar acción en un futuro, enviar a la incubadora. Lista "Algún día/Tal vez"
Si puede ser útil como información o referencia en el futuro. Lista "Consulta"
Si ninguna de las anteriores, ELIMINAR.

Si su ejecución requiere de menos de cinco minutos, EJECUTARLO AHORA MISMO (Regla de los dos minutos).
Si no somos la persona adecuada para hacerlo, delegarlo. Lista "En espera"
Posponer la acción. Lista "Próximo"

ORGANIZA : La organización define la estructura sobre la cual se va a basar las acciones de manera eficiente. La organización básica de GTD es:

Proyectos: Lista de proyectos. Un proyecto es un conjunto de acciones próximas a corto/medio plazo, enfocadas a un mismo resultado.
Contextos: Definen una situación o una herramienta en la que se ejecutará la acción:

REVISA : La revisión comprueba, prepara y planifica las cosas que hay que hacer. La revisión prepara la ejecución.

Ha de realizarse antes de arrancar la jornada.
Revisión de la agenda para el día en curso.
Revisión de las tareas en el contexto concreto.
Revisión de la lista "Próximo".
Revisión instantánea de la lista "En espera", para revisar si algún compromiso de finalización vence hoy.

Ha de realizarse al final de la semana.
Visión de todas las tareas y de los objetivos.
Control y limpieza del inventario.
Revisión y procesamiento de cosas pendientes.
Definición y planificación de objetivos de la próxima semana.
Agenda puesta al día.
Reorganización y actualización de todas las listas.
Reorganización y actualización de los proyectos. Adecuación de la visión a corto/medio plazo.
Revisión de las listas "Algún día/Tal vez" y "Consulta". Adecuación de la visión a largo plazo.

GTD es un método es muy fácil de aprender, pero su dificultad, sin embargo, radica en la adquisición de unos hábitos productivos, que son la clave del éxito de GTD. Recomiendo insistir en la práctica de GTD, pues a medida que se obtienen resultados, la motivación crecerá para ir ganando y adquiriendo esos hábitos.
Realizar siempre una revisión semanal, en la que las bandejas de entrada se procesen y queden siempre vacías. Es más importante lo que sale que lo que entra.
Tener siempre a mano un canasto o bandeja de entrada, en cualquier momento y en cualquier lugar. Tener el número mínimo de canastos, a ser posible uno por contexto, o uno común para todo y compartido, tal como una aplicación en la nube, accesible desde el ordenador, el teléfono móvil o la tableta.
La recopilación ha de ser espontánea y breve, aunque suficientemente concisa.
Vaciar de forma regular y frecuente los canastos.
Para que el procesamiento sea eficiente:

debe ser ágil, consumiendo tan sólo unos pocos segundos.
ha de aplicar la regla "aquello que sale no vuelve a entrar".
ha de tomar una a una cada cosa del canasto, de la primera a la última.
ha de terminar de procesar la cosa en curso. No se puede cambiar por otra, ni saltar ni abandonar.
ha de terminar con el canasto vacío.
ha de realizarse siempre que se pueda y sea necesario.

Es recomendable clasificar cada acción, si no en el procesamiento, en la revisión:

Es recomendable una segunda revisión diaria, al final de la jornada, a modo de revisión, con el fin de:

verificar qué puntos del plan de la primera revisión diaria se han cumplido, y cuáles no.
identificar desviaciones.
analizar errores.
evaluar los acontecimientos más importantes.

Es recomendable utilizar al principio la organización propuesta por GTD. A medida que se gane experiencia, se podrá adaptar la organización a las necesidades reales y particulares.

martes, 13 de agosto de 2013